Jak napisać e-mail po angielsku
Email po angielsku to jedno z praktycznych zastosowań języka angielskiego, które przydaje się w życiu codziennym. Umiejętność napisania maila po angielsku jest kluczowa w kontaktach biznesowych. Pisanie wiadomości e-mail różni się od rozmowy telefonicznej. Często umawiamy spotkania biznesowe, wysyłamy zaproszenia na prezentacje biznesowe lub rozmowy kwalifikacyjne właśnie przez maila. Powinniśmy jednak umieć napisać również nieformalnego maila, na przykład do znajomych, którzy mówią po angielsku. Email po angielsku ma określoną strukturę i zwroty, które należy zapamiętać. Kiedy już przyswoimy sobie zwroty używane w mailu, napisanie go nie będzie stanowiło żadnego problemu.
Co znajdziesz w naszym artykule o mailach po angielsku?
| Formalny email w języku angielskim | Nieformalny email po angielsku | |
|---|---|---|
FORMALNY EMAIL (FORMAL EMAIL)
Email po angielsku: temat wiadomości
Pamiętajmy, że zwłaszcza w formalnym mailu ważne jest, żeby nie wysyłać maili bez tematu. Temat maila powinien krótko opisywać to, o czym mamy zamiar napisać. Nadanie odpowiedniego tematu mailowi sprawi, że zostaniemy przez adresata potraktowani poważnie, być może nawet wcześniej uzyskamy odpowiedź. Należy pamiętać, że nasz adresat prawdopodobnie dostaje setki maili dziennie, tak więc widząc mail bez tematu, możliwe że po prostu go zignoruje.
Przykładowe tematy maili:
Temat jest dokładnie sprecyzowany, określa o czym będzie wiadomość.
Odbiorca widząc takiego maila, nie wie czego może dotyczyć pytanie, które zadajemy w mailu, a więc mniej prawdopodobne jest to, że otworzy naszego maila. Adresat może pomyśleć, że skoro nie potrafiliśmy zadać sobie trudu, żeby doprecyzować pytanie, zapewne nie jest ono aż tak ważne.
Email po angielsku: zwrot do adresata
Wiadomość email rozpoczynamy, tak samo jak w języku polskim, od zwrotu do adresata. W zależności od tego do kogo piszemy, używamy odpowiedniego zwrotu grzecznościowego.
Gdy nie znamy imienia i nazwiska adresata
Oficjalny zwrot używany w mailach formalnych
Tego formalnego zwrotu używamy, gdy nie znamy adresata, lub adresatów jest wielu.
W przypadku, gdy nie znamy nazwiska naszego adresata możemy również wykorzystać nazwę jego stanowiska.
Dear Hiring Manager – Szanowny menedżerze ds. rekrutacji
Gdy znamy nazwisko adresata
Dear Miss + nazwisko – Szanowna Panno… (kiedy adresatką jest kobieta niezamężna)
Email do współpracowników
W języku angielskim nie używamy zwrotów pan/pani, gdy zwracamy się bezpośrednio do naszego rozmówcy. Rozmawiając po angielsku jesteśmy z naszym rozmówca na „ty”. Jeśli chcemy się zwrócić do kogoś z szacunkiem, to używamy zwrotów sir lub ma’am – nie tworzymy zwrotów typu „pan John”.
Good morning, sir
Gdy chcemy zaadresować mail do kolegi lub koleżanki z pracy to wystarczy, że po Dear wpiszemy jego/jej imię.
Dear colleagues – kiedy adresatem jest grupa współpracowników
Email po angielsku: wstęp
Na początku maila czy też listu powinniśmy podać powód, dla którego piszemy danego maila. Jeśli nie znamy adresata naszego maila, ważne jest żebyśmy mu się przedstawili. Natomiast jeśli już byliśmy z nim w kontakcie to możemy się odnieść do naszej wcześniejszej korespondencji.
I am contacting you regarding… – Kontaktuje się z Panem/ią w sprawie…
with regard to vs with regards to
Fraza with regard to oznacza odnośnie czegoś. Natomiast with regards to jest niepoprawną formą frazy with regard to.
Nawiązanie do poprzedniego kontaktu
With reference to our correspondence, I would like to… – Nawiązując do naszej korespondencji, chciał(a)bym…
Kontakt z polecenia
My colleague, Adam Smith, suggested that I write to you concerning… – Mój kolega Adam Smith zasugerował abym napisał/a do Pana/i w sprawie…
Uwaga!
W mailu formalnym nie używamy skrótów typu I’m, don’t, haven’t.
Email po angielsku: rozwinięcie
W rozwinięciu piszemy już o tym, czego dotyczy nasz mail. Mogą to być podziękowania, przekazanie jakiejś informacji, zaproszenie lub przeprosiny.
Email z prośbą (request email)
Pisząc email z prośbą w języku angielskim musimy pamiętać, by używać tak uprzejmych zwrotów, jak tylko się da. Pytania najlepiej zaczynać od Could… lub Would… oraz stosować wyszukane zwroty. List formalny z prośbą piszemy, aby uzyskać informacje lub nakłonić odbiorcę listu do konkretnego działania.
We would like to know… – Chcielibyśmy wiedzieć…
Email podający informacje (informative email)
W mailu formalnym powinniśmy umieć przekazać zarówno dobre, jak i złe informacje. Przy podawaniu informacji również należy zadbać, aby styl wypowiedzi był bardzo uprzejmy. Oto typowe zwroty, których użyjemy pisząc list podający informacje.
In reply to your query… – W odpowiedzi na Państwa zapytanie…
Email z przeprosinami (apology email)
W kontaktach biznesowych, czasem może się zdarzyć, że będziemy musieli wystosować email z przeprosinami, na przykład do klienta. Również obowiązuje tu zasada maksymalnej uprzejmości i zwykłe I’m sorry nie wystarczy. Przeprosiny powinny przede wszystkim być szczere i w takiej wiadomości email należy koniecznie wyrazić skruchę.
We will make sure that this won’t happen again. – Upewnijmy się, że taka sytuacja się nie powtórzy.
Email z zażaleniem, skargą (complaint email)
Niestety czasami musimy wyrazić swoje niezadowolenie, ale jednocześnie zrobić to w sposób grzeczny i taktowny. Tu z pomocą przyjdą wyrażenia typowe dla email z zażaleniem czy też email ze skargą.
Please note that the goods we ordered have not yet arrived. – Proszę zauważyć, że towar, który zamówiliśmy, jeszcze do nas nie dotarł.
Więcej wyrażeń można znaleźć we wpisie list z zażaleniem po angielsku.
Email z zaproszeniem (invitation email)
Oficjalne zaproszenie powinno być uprzejme, jednak nie zbyt nachalne. Musimy brać pod uwagę, że możliwe jest, że osoba zapraszana nam odmówi. Pisząc email z zaproszeniem możemy użyć następujących fraz:
It would be my pleasure if you would… – To byłaby przyjemność gdybyś…
Email po angielsku: zakończenie
W zakończeniu listu powinniśmy podsumować swoją wypowiedź, możemy również poinformować o załącznikach, jeśli przesyłamy je razem z wiadomością.
Informacja o załączniku
I am sending you the documents as an attachment. – Wysyłam Państwu dokumenty jako załącznik.
Uwaga!
List motywacyjny piszemy w pliku tekstowym i wysyłamy go w załączniku. Nie piszemy go bezpośrednio w mailu!
Wyrażenia na zakończenie listu
Please send the documents by EOD. – Proszę przesłać mi dokumenty do końca dnia.
Email po angielsku: akronimy
W mailach biznesowych często można spotkać się z użyciem akronimów. Warto poznać znaczenia tych najbardziej popularnych.
LMK (Let Me Know) – daj mi znać
Email po angielsku: zwrot na zakończenie
Zwrot na końcu maila po angielsku jest bardzo ważny. Wyraża on szacunek do osoby, z która korespondujemy. Niektóre zwroty grzecznościowe rozpoczynające mail należy używać w połączeniu z określonymi zwrotami na zakończenie – na przykład jeśli list rozpoczynamy słowami Dear Sir/Madam to na końcu listu powinniśmy napisać Yours faithfully. W amerykańskim angielskim stosowana jest również forma Yours truly, która w brytyjskim uważana jest za bardziej nieformalną.
Dear Mr. Smith + Yours sincerely – gdy znamy naszego adresata to list zaczynamy od Dear + nazwisko, a kończymy zwrotem Yours sincerely
Respectfully – Z wyrazami szacunku
PRZYKŁAD LISTU FORMALNEGO (FORMAL LETTER EXAMPLE)
Dear Mr. Smith,
Thank you so much for drawing our attention to this matter. I would like you to accept my sincerest apologies on behalf of K&J Company.
The comments we receive about our customer service are very important to us. Positive and negative opinions both help us improve. We’re sorry you had to experience poor customer service at our company. We assure you that we have already taken appropriate measures. The employee you wrote a complaint letter about will be sent to additional customer service trainings and will shadow a senior sales clerk to ensure he understands the importance of quality customer service.
Again, please accept our sincerest apologies. Attached please find a 50% discount for all merchandise available in our stores. We hope to see you again!
Yours faithfully,
Adam Johnson
CEO K&J Company
NIEFORMALNY EMAIL (INFORMAL EMAIL)
W przeciwieństwie do listu formalnego, list nieformalny nie ma aż tak sztywno ustalonych reguł. Wynika to z tego, że jest to list do osoby, którą znamy, nie musimy więc już posługiwać się formalnym językiem i unikać skrótów.
Email po angielsku: zwrot do adresata
W liście nieformalnym piszemy do osoby znajomej, nic więc dziwnego w tym, że zwracamy się do niej/niego po imieniu.
Hi Alex – zwrot na początku nieformalnego maila do znajomego
Email po angielsku: wstęp
We wstępie powinniśmy napisać, dlaczego zdecydowaliśmy się napisać maila. Możemy również podziękować za poprzednie wiadomości, lub się do nich odnieść. Jeśli długo ze sobą nie korespondowaliśmy, warto wytłumaczyć się, dlaczego nie odzywaliśmy się tak długo.
Just thought I’d drop you a line. – Pomyślałem/am, że do ciebie napiszę.
Email po angielsku: rozwinięcie
W rozwinięciu listu nieformalnego możemy napisać dosłownie wszystko, starajmy się jednak nie pisać tylko o sobie, a również zainteresować się osobą, do której piszemy. Uprzejmie będzie spytać co u niej słychać, zaproponować spotkanie czy też zaprosić do siebie.
What are your plans for the summer? – Jakie są twoje plany na wakacje?
Email po angielsku: zakończenie
W zakończeniu powinny znaleźć się zwroty grzecznościowe. Możemy też wyrazić nadzieję na spotkanie z daną osobą w najbliższej przyszłości lub pozdrowić kogoś.
Take care! – Trzymaj się!
Email po angielsku: zwrot na zakończenie
Na końcu listu nieformalnego możemy użyć kilku różnych zwrotów.
Many thanks – Wielkie dzięki
PRZYKŁAD LISTU NIEFORMALNEGO (INFORMAL EMAIL EXAMPLE)
Dear Alice,
Sorry I haven’t written for so long. I’ve been really busy lately. How are you? I hope everything’s fine. I am writing to tell you that I’ll be visiting your country soon!
I’m so excited you can’t imagine! I booked a trip to Rome with my boyfriend on 15th July this year. We’re staying in Rome for 5 days. We’re planning to spend most of our time there sightseeing. You know how much we both love taking pictures of world-famous places. I was wondering if you would like to meet up there. We could go sightseeing together. I would really love that. If not, we can visit you in your town. Let me know what you prefer.
How are you doing? Have you finished all your exams? I hope to hear from you as soon as possible. Give my love to your family. See you in a month in Italy!
Lots of love,
Anna
Extra, bardzo pomocne opracowanie!
Dzięki, super. Bardzo pomogło.
Super 🙂
Wowww! Wspaniała strona. Pomyślcie o kolejnych tematach, wszyscy się ucieszą 🙂
Pomocne materiały 🙂
Dzięki