Czy warto wiedzieć jak napisać list formalny po angielsku?
List formalny po angielsku to w tej chwili coraz rzadziej spotykana metoda komunikacji. W obecnych czasach większość osób komunikuje się za pomocą maila. Osoby uczące się języka angielskiego najczęściej spotykają się z tą formą pisarską w ramach zajęć językowych. Jednak wiedza jak napisać list formalny po angielsku może nam się przydać również w codziennym życiu – gdy chcemy aplikować na jakieś stanowisko i załączamy list motywacyjny (cover letter), piszemy list z zażaleniem lub przesyłamy jakieś ważne dokumenty.
Jak napisać list formalny po angielsku?
Struktura listu formalnego po angielsku jest inna niż w języku polskim. Jest też różna od maila po angielsku. Jak więc powinien wyglądać list formalny po angielsku?
Po której stronie piszemy dane nadawcy?
Istnieją dwa popularne style pisania listu formalnego: block style oraz indented style. W block style (jest to styl, który opisujemy w tym artykule) wszystkie części listu są wyrównane do lewego marginesu. Natomiast w indented style niektóre części listu – dane adresowe nadawcy listu, data oraz podpis są po prawej stronie. Ponadto w indented style każdy kolejny paragraf zaczyna się od wcięcia tekstu – w block style nie ma wcięć. Różnice między tymi dwoma stylami pojawiają się tylko w ułożeniu listu i zależą od preferencji piszącego. Jednak jeśli chodzi o listy w środowisku biznesowym to częściej są one pisane w block style.
1. Dane nadawcy i adresata
W nagłówku po lewej stronie wpisujemy swoje dane. Zaczynamy od imienia i nazwiska, następnie nazwa firmy (jeśli piszemy jako przedstawiciel firmy), kolejna linijka to adres – ulica, a pod spodem miasto, stan i kod pocztowy (zip code). Pod naszymi danymi robimy linijkę przerwy i wpisujemy datę – również po lewej stronie.
Ava Smith
Cloud Company
23 Warm Street
Los Angeles, California 90210
June 14, 2020
Jak zapisać daty w liście formalnym po angielsku?
W liście formalnym daty zapisujemy w pełnej formie. Oznacza to zapisanie miesiąca słownie oraz podanie roku. Nie zapisujemy daty w formacie numerycznym ani używając skrótów. Jest to ważne, bo nie chcemy aby wystąpiły jakieś wątpliwości z odczytem daty. Warto pamiętać – zwłaszcza gdy piszemy do osoby z innego kraju, że nie wszyscy zapisują daty w ten sam sposób. W krajach anglojęzycznych występują dwa typowe sposoby zapisu daty – w stylu amerykańskim i w stylu brytyjskim. W amerykańskim angielskim najpierw podajemy miesiąc, a potem dzień. Następnie stawiamy przed rokiem przecinek. W brytyjskim angielskim datę piszemy w kolejności: dzień, miesiąc, rok. Nie stawiamy przecinka w dacie.
June 14, 2020 (AmE)
Więcej na temat zapisu dat znajdziesz w artykule daty po angielsku.
Po dacie robimy linijkę przerwy i wpisujemy dane odbiorcy – również po lewej stronie. Zaczynamy od imienia i nazwiska poprzedzonych zwrotem grzecznościowym – Dr., Mr., Ms. etc. Pod spodem wpisujemy stanowisko pracy (job title), a w następnej linijce nazwę firmy. Dalej wpisujemy adres – w pierwszej linijce ulice, a w drugiej miasto, stan i kod pocztowy.
Mr. Adam Jones
Sales Manager
The Sun, Inc.
45 Ocean Street
Miami, Florida 30125
2. Pozdrowienia
Po wpisaniu danych – naszych i naszego adresata, robimy linijkę przerwy i, również po lewej stronie wpisujemy pozdrowienia (salutation). Styl pozdrowienia zależy od tego czy znamy odbiorcę listu czy nie. Najczęściej pozdrowienia zaczynamy od “Dear”.
List formalny po angielsku: interpunkcja w pozdrowieniach
W liście formalnym w języku angielskim po pozdrowieniach piszemy dwukropek (colon), a nie przecinek (comma)!
Dear Adam,
Znane imię i nazwisko adresata
Jeśli znamy odbiorcę listu, wtedy nasze pozdrowienia powinny zawierać zwrot grzecznościowy oraz jego imię i/lub nazwisko. W zależności od płci możemy zatytułować odbiorcę listu Mr. – do mężczyzny, Ms. i Mrs. – do kobiety (po dokładne informacje, który zwrot grzecznościowy użyć zapraszamy do artykułu Zwroty grzecznościowe Mr. Mrs. Ms.). Jeśli piszemy list formalny po angielsku w brytyjskim angielskim to zwroty grzecznościowe zapisujemy bez kropek.
Dear Mr. Adam Jones
Dear Mr. Jones
Jeśli znamy imię i nazwisko odbiorcy listu, ale nie znamy jego płci (niektóre angielskie imiona są nadawane obu płciom) to możemy pominąć zwrot grzecznościowy i użyć tylko imię i nazwisko.
Dear Alex Jameson
Nieznane imię i nazwisko adresata
Jeśli nie znamy osoby z którą chcemy się skontaktować to możemy użyć w pozdrowieniach nazwę stanowiska.
Dear Sales Manager
Dear The Sun, Inc. Sales Manager
Natomiast jeśli zupełnie nie wiemy do kogo mamy zaadresować nasz list, wtedy możemy użyć zupełnie nie personalnych pozdrowień. Pamiętajmy jednak, że im więcej wiemy o adresacie naszego listu, tym lepiej nasz list będzie odebrany. Warto jest więc spróbować dowiedzieć się kto zajmuje się zagadnieniami w sprawie których piszemy.
Dear Sir or Madam
To Whom It May Concern
Pozdrowienia, których należy unikać w liście formalnym po angielsku
Good Afternoon – Dzień dobry (używane tylko po południu)
Warto pamiętać, że nie wiemy o której nasz adresat dostanie nasz list więc pozdrowienia określające czas mogą okazać się niestosowne.
3. Rozwinięcie listu
List formalny po angielsku powinien być zwięzły i treściwy. Najlepiej, abyśmy zmieścili się w trzech akapitach. W pierwszym paragrafie powinniśmy przedstawić się i zaznaczyć w jakiej sprawie piszemy. W następnym akapicie powinniśmy rozwinąć temat naszego listu – podać przykłady i szczegóły. Na zakończenie powinniśmy podsumować nasz list. Jeśli piszemy o jakimś problemie możemy zawrzeć naszą propozycję rozwiązania. W tym akapicie powinniśmy też poinformować naszego adresata o wszelkich dodatkowych materiałach, które przesyłamy. Warto jest też zawrzeć podziękowania za poświęcony nam czas.
4. Zakończenie
Po głównej części naszego listu powinniśmy zrobić linijkę przerwy i dołączyć pożegnanie. Po zwrocie na pożegnanie stawiamy przecinek.
Yours truly (AmE) – Z poważaniem
Jeśli list piszemy na komputerze to pod pożegnaniem zostawiamy miejsce na podpis ręczny. Następnie pod spodem piszemy nasze imię i nazwisko, stanowisko i nazwę firmy oraz informacje kontaktowe (adres mail i numer telefonu).
Sincerely yours,
Ava Smith
Ava Smith
Sales Director, Cloud Company
ava.smith@cloudcompany.com
333-444-555
Yours faithfully vs Yours sincerely
Yours faithfully użyjemy w przypadku, gdy piszemy do nieznanej nam osoby. Natomiast Yours sincerely, gdy piszemy do znanej nam osoby. Więcej o tych dwóch zwrotach piszemy w artykule Yours sincerely czy Yours faithfully.
List formalny po angielsku: zwroty
List formalny powinien być napisany formalnym językiem. W liście nie powinniśmy używać slangu czy skrótów takich jak: I’m, can’t. Chociaż możemy pisać listy w różnych sprawach warto zapoznać się kilkoma przydatnymi zwrotami, które ułatwią nam napisanie takiego listu.
Zwroty rozpoczynające list formalny po angielsku
Pamiętajmy, że list powinniśmy zacząć od wyjaśnienia w jakiej sprawie piszemy.
I received your address from… and would like to… – Dostałem Pana/i adres od… i chciał(a)bym…
Zwroty nawiązujące do poprzedniego kontaktu
Jeśli znamy już odbiorcę naszego listu, warto jest o tym wspomnieć.
With reference to your letter… – Nawiązując do Pana/i listu…
Zwroty nawiązujące do rodzaju listu
List formalny po angielsku możemy pisać w wielu sprawach, dlatego nie wszystkie zwroty uniwersalnie pasują do każdego rodzaju listu. Możemy pisać list z przeprosinami, aby złożyć zażalenie, przekazać dobre lub złe wiadomości, poprosić o coś etc. Wiele przykładów takich zwrotów, wraz z podziałem na rodzaj listu zawarliśmy w artykule mail po angielsku. W dzisiejszych czasach maile często zastępują wysyłane pocztą listy, dlatego większość zwrotów może być użyta w obu formach korespondencji. Oto kilka przykładów takich zwrotów.
Zażalenie
I am writing to express my dissatisfaction with… – Piszę, żeby wyrazić moje niezadowolenie z powodu…
Przeprosiny
I am writing to offer my sincerest apologies. – Piszę, aby wyrazić moje najszczersze przeprosiny.
Przekazywanie dobrych/złych wiadomości
You will be pleased to learn that… – Z przyjemnością dowie się Pan/i, że…
Prośba
I would be interested in obtaining… – Był(a)bym zainteresowany/a uzyskaniem…
Zwroty na zakończenie listu formalnego po angielsku
Pamiętajmy, że list formalny powinien zawierać podziękowanie i zapewnienie o gotowości pomocy.
We look forward to a successful working relationship in the future. – Liczymy na udaną współpracę w przyszłości.
List do przyjaciela w języku angielskim
Zasady pisania listu nieformalnego w języku angielskim są mniej zdefiniowane. Sprawdź jak napisać list nieformalny po angielsku.
