Czym jest konstruktywny feedback?

Konstruktywny feedback czyli konstruktywna informacja zwrotna (tak, tak mamy polskie odpowiedniki angielskich nazw, o czym często zapominamy 😉) to taka informacja, która nie jest bezpośrednią krytyką, a raczej spostrzeżeniem dotyczącym danego zachowania i zawiera rady, jak to zachowanie można poprawić. Konstruktywny feedback (constructive feedback) to podstawa w organizacji, a także potężne narzędzie pozwalające zwiększyć zaangażowanie pracowników (to boost employee engagement). Niestety, wiele firm właśnie o tym zapomina. Jeśli pracuje się w małym zespole (a small team), łatwo jest wymieniać się spostrzeżeniami. Jednak im większy mamy zespół, tym trudniej przekazywać konstruktywny feedback.

Dlaczego konstruktywny feedback jest tak ważny?

Konstruktywny feedback pozwala pracownikom rozwijać się (to develop), uczyć się na własnych błędach (to learn from your mistakes) oraz zwiększa ich zaangażowanie (to increase employee engagement). Dodatkowo zwiększa produktywność (to increase productivity), satysfakcję (satisfaction) i pewność siebie (confidence) pracowników, a także pozytywnie wpływa na ich całościowe zadowolenie (overall happiness).

Pozytywny feedback jest bardzo prosty do przekazania, natomiast negatywny feedback (negative feedback) już niekoniecznie. Konstruktywny krytycyzm jest jedyną formą krytycyzmu, jaki powinniśmy przekazywać. Jeśli mówimy komuś wprost, że zachowuje się źle, nie oferując przy tym żadnych wyjaśnień, to ta osoba przyjmie postawę defensywną (to become defensive). Konstruktywny krytycyzm skupia się na danej sytuacji i nie przypisuje cech danej osobie, a raczej samej sytuacji. Aby feedback był konstruktywny warto pamiętać o następujących elementach:

Cel

Celem konstruktywnego feedbacku jest zapobieganie podobnym sytuacjom (to avoid similar situations) w przyszłości. Musimy skupić się na tym, dlaczego dana sytuacja miała miejsce, a nie kto ją wywołał.

Szczerość

W przypadku feedbacku, szczerość (honesty) jest najważniejsza – nie należy przesadzać w którąkolwiek stronę. Należy dokładnie przemyśleć co chcemy powiedzieć.

Rozwiązanie

Gdy rozmawiamy z pracownikiem o problemie, należy również podsunąć rozwiązanie (a solution) lub alternatywę (an alternative). Wyjaśnijmy dokładnie, co mamy na myśli (what we have in mind). Należy podać argumenty, dlaczego jest lepiej tak, a nie inaczej.

Weź pod uwagę emocje

Gdy dajemy feedback (to offer feedback) upewnijmy się, że druga strona już zdołała się uspokoić (to calm down). Informacja zwrotna przekazywana w momencie gdy występują silne negatywne emocje, nigdy nie zostanie odebrana pozytywnie.

Dostosuj feedback do odbiorcy

Różni ludzie, różnie będą postrzegać feedback. Są pracownicy, którzy są bardziej wrażliwi (sensitive) i musimy do nich podejść z większą ostrożnością – tak, aby nie poczuli się urażeni (to feel offended). Warto lepiej poznać pracowników, aby móc im oferować prawdziwie konstruktywny krytycyzm.

Działaj szybko

Najlepiej dawać feedback krótko po tym, gdy zaobserwujemy negatywne zachowanie lub wydarzenie. Odnosi się to zarówno do pozytywnej informacji zwrotnej jak i negatywnej.

Feedback powinien być przekazywany regularnie (regularly). Jeżeli mamy przed sobą poważną rozmowę dotyczącą czyjegoś negatywnego zachowania (negative behavior), warto sobie ją najpierw przećwiczyć. Postarajmy się również podejść do tematu z większą dawką empatii niż zwykle i koniecznie zaoferujmy swoje wsparcie (to offer support). W końcu – nikt nie lubi być krytykowany (to be criticized).